Учет подотчетных средств в управленческом учете
29.03.2015 14:49Учет движения подотчетных средств в программе 1С: Управляющий 8.
Программа 1С: Управляющий 8 применяется для ведения управленческого учета на предприятиях различных масштабов. Программа позволяет отслеживать движение денежных потоков, а также осуществлять планирование движения денег. Отчеты по движению денег, реализованные в программе, позволят сделать движение денежных потоковпрозрачным для руководителя, а такие инструменты планирования, как платежный календарь и бюджет движения денег предупредят неплатежеспособность компании.
«1С: Управляющий 8» позволяет вести учет движения наличных, безналичных и подотчетных денег. Операции с наличными деньгами регистрируются в программе документом «Операции по кассе», операции с безналичными — документом «Операции по расчетным счетам».
К подотчетным относятся деньги, выданные ответственному сотруднику для того, чтобы он потратил их на нужды предприятия, например, на расчеты с контрагентами или другими сотрудниками. В управленческом и бухгалтерском учете движение подотчетных средств контролируются по-разному. В обоих случаях при регистрации в программе платежей, совершенных подотчетниками, указывается, сколько денег и на что было потрачено. Однако, в отличие от бухгалтерского, управленческий учет в «1С: Управляющем 8» позволяет отслеживать движение подотчетных средств по статьям движения денег. То есть тратам подотчетных денег уделяется такое же тщательное внимание, как и поступлениям и платежам по кассам и расчетным счетам. Это позволяет сделать учет более детальным и улучшает процесс контроля над бизнесом.
Для каждого подотчетника создается в течение дня один документ, называемый «Отчет подотчетника». В этот документ заносятся все операции по расходам денег за день, совершенные одним подотчетником. В «Отчете подотчетника» подробнейшим образом фиксируются суммы потраченных средств с указанием статьи движения денег.
Например, 25 мая сотруднику Литвинову выдали 10 000 рублей для того, чтобы он 5 000 рублей потратил на оплату поступившей партии товаров, 3 000 отдал приходящему мастеру, которого вызвали для ремонта компьютера, и 2 000 выдал другому сотруднику в качестве аванса заработной платы. Тогда в программе будет создан «Отчет подотчетника» от 25 мая по сотруднику Литвинову, и в этом документе будут отражены три операции с подотчетными деньгами в случае, если все они были выполнены 25 мая. Если же, к примеру, мастер пришел ремонтировать компьютер только 27 мая, тогда в документе от 25 мая будут отражены расходы на оплату поступившей партии товаров и выдачу аванса. А 27 мая будет создан новый «Отчет подотчетника» по Литвинову, в котором зарегистрируется расчет с компьютерным мастером.
Как уже было сказано, движение всех подотчетных средств в программе отражается по статьям движения денег. Эти статьи руководитель составляет и называет по своему предпочтению. В приведенном выше примере статьями движения, указанными в «Отчете подотчетника», могли бы быть «Платеж поставщику», «Расходы на внутренние нужды» и «Выплата зарплаты».
Для того, чтобы отслеживать движение всех подотчетных средств за определенный период, используется отчет «Расчеты с сотрудниками». При формировании отчета с аналитикой по подотчетным суммам, можно увидеть, сколько денег и кому из сотрудников было выдано, а также за какие суммы отчитались, а за какие — нет.
Если требуется просмотреть данные по конкретному сотруднику, необходимо воспользоваться «Отчетом по сотруднику». При выборе вида расчетов «Подотчетные суммы», можно просмотреть данные о движении подотчетных денег в хронологическом порядке. «Отчет по сотруднику» служит дополнением «Расчетов с сотрудниками».
Обобщая вышеописанное, можно сказать, что в программе управленческого учета 1С: Управляющий 8 операции с подотчетными деньгами регистрируются документом «Отчет подотчетника», а контроль и анализ движения подочтетных денежных средств осуществляется посредством отчетов «Расчеты с сотрудниками» и «Отчет по сотруднику». Для того, чтобы просмотреть, из какой кассы были выданы деньги подотчетному лицу на совершение платежа, необходимо сформировать отчет «Движение денег», указав вид оборотов «Подотчетные». При этом информация за выбранный период выведется в хронологическом порядке.
